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Was uns hilft, kann auch anderen helfen…

Unser neuer Tool-Sharing-Blog

Auch wir wollen das Rad nicht neu erfinden und Arbeitsschritte unnötig wiederholen.

Aus unserer täglichen Arbeit entstehen immer wieder kleine Tools oder Ideen, die uns dabei helfen, Zeit zu sparen.

Da es einfach zu schade wäre, wenn sie „in der Schublade verstauben würden“, wollen wir jetzt damit beginnen, sie nach und nach ins Netz zu stellen.

Die hier gezeigten Tools sind frei verwendbar. Jeder darf sie kopieren, ändern oder erweitern. Wir haben uns bemüht, den Code frei von Rechten Dritter zu halten.

Wir übernehmen keine Gewährleistung und keine Verantwortung für evtl. Schäden, die durch die Nutzung dieser Programme entstehen könnten.

Viel Spaß beim Stöbern wünscht das Schäfer Informatik Team.

Ein Wurf – Tausend neue Kombinationen

 

Man kann natürlich alle Würfelkombinationen auswürfeln und aufschreiben – und je mehr Würfel, desto… naja, Sie wissen schon 😉

Wir haben ein Makro entwickelt, das automatisch alle möglichen Parameter miteinander kombiniert und auswertet.

Egal, wie viele Würfel-Parameter Sie verwenden, das Makro erzeugt alle Kombinationen im Handumdrehen. Wir verwenden es hauptsächlich bei der Definition von Test-Cases, die aber zu speziell sind, um sie als Beispiel verwenden zu können.

Ein (hoffentlich) etwas anschaulicheres Beispiel:

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Hotel und möchten Ihren Hotelgästen alle Zimmer mit den entsprechenden Preisen für alle möglichen Szenarien und Buchungskombinationen vorstellen.

Dazu wollen Sie eine Excel-Tabelle erstellen, die alle Kombinationen aus Zimmerart, Saison, Verpflegung, etc. enthält. Da kommen gerne mal mehrere hundert unterschiedliche Zimmerpreise zusammen, und Sie dürfen keine Kombination vergessen.

Bei unserem Hotel-Preis-Beispiel kann das Kombinator-Makro automatisch alle Varianten miteinander kombinieren und sofort die gewünschten Kombinationen generieren.

Das erspart Ihnen enorm viel Aufwand, und Sie können sicher sein, dass Ihre Preisliste auch vollständig ist.

Probieren Sie unseren Kombinator-Makro einfach aus. Er darf uneingeschränkt kopiert, verändert und erweitert werden.

Wir freuen uns über das Feedback Ihrer Anwendungsmöglichkeiten.

 

Ihr Schäfer Informatik Team.

Anleitung:

  • Klicken Sie auf das Menü „Datei“
  • Klicken Sie auf „Optionen“
  • Klicken Sie auf „Menüband anpassen“
  • Aktivieren Sie unter „Menüband anpassen“ und unter „Hauptregisterkarten“ das Kontrollkästchen „Entwicklertools“

Weiter Informationen finden Sie hier

In der Registerkarte „Entwicklertools“ auf Visual Basic drücken oder mit ALT+F11 öffnen.

Im Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ unter Datei auf Datei importieren… drücken (Strg+M). Dann die Kombinator.bas Datei suchen und öffnen.

Um das Makros zu nutzen, muss eine Tabelle mit dem Namen „ReferenceData“ angelegt werden. Diese Tabelle steuert das Kombinator-Makro und gibt alle Spalten und Werte vor:

  • Dazu erstellen Sie einfach eine neue Tabelle, indem Sie neben ihren anderen Tabellen auf das „+“ drücken
  • Mit einem Doppelklick auf den Tabellennamen (z.B. „Tabelle 1“) können Sie die Tabelle in „ReferenceData“ umzubenennen.

In das Feld A1 zum Beispiel „Überschrift“ und in das Feld B1 zum Beispiel „Werte“ eingeben.

In der Spalte A (Überschrift) die jeweiligen Überschriften eingeben. Dies können wie im Beispiel Stadt, Zimmerart, Verpflegung, Saison, Storno und Buchung sein. Jede Überschrift wird dabei so oft untereinander wiederholt, wie die jeweilige Spalte später Werteausprägungen aufweist. Die Zeilen, die zu einer Überschrift gehören, dürfen sich nicht mit anderen Dimensionen überschneiden.

In der Spalte B (Werte) die entsprechenden Werte zu den Überschriften eingeben. Dies können wie im Beispiel zur Überschrift „Stadt“ die Werte „Düsseldorf“, „Hamburg“ und „München“ sein.

In der Zieltabelle können Sie nun die definierten Überschriften mittels der Funktion „GetHeaderName“ aufrufen:

 

  • GetHeaderName(1) liefert die Überschrift der ersten Spalte (hier „Stadt“)
  • GetHeaderName(2) liefert die Überschrift der zweiten Spalte (hier „Zimmerart“)
  • usw.

 

Hinweis: Wenn man sich sicher ist, dass die Spalten immer bei „A“ anfangen und keine weiteren Spalten nachträglich hinzugefügt werden, kann man auch statt der Zahl die Funktion „Spalte()“ verwenden:

 

  • GetHeaderName(Spalte()) gibt in jeder Spalte die Entsprechende Überschrift zurück

 

Durch das Kopieren der ersten Zelle in die folgenden Zellen der ersten Zeile wird damit die Schreibarbeit noch mal deutlich vereinfacht. Nun sollten alle Überschriften aus der RefernceData Tabelle in der ersten Zeile aufgelistet sein.

Als nächstes müssen sie den Befehl „=GetValue(<Zeilennummer>; <Spaltennummer>)“ in die folgenden Zeilen (ab Zeile 2) unter allen Überschriften eingeben.

 

  • GetValue(1;1) gibt den 1. Wert der ersten Spalte zurück (hier „Düsseldorf“)
  • GetValue(1;2) gibt den 2. Wert der ersten Spalte zurück (hier „Hamburg“)
  • usw.

 

Dies wird erneut durch Verwendung der Excel-Funktionen ZEILE() und SPALTE() deutlich vereinfacht, wobei man auch hier wieder aufpassen muss, dass keine manuell eingefügten Zeilen oder Spalten das Ergebnis verfälschen. So muss man beispielsweise bei der Verwendung der Funktion ZEILE() wegen der Überschriften eine 1 subtrahieren, damit die Werteausprägungen „von vorne“ gezogen werden. Denken sie daran, dass sie den Befehl weit genug nach unten kopieren, da sonst nicht alle Kombinationen erscheinen.

Download

Kombinator.bas

Beispiel Hotel

Hotel Beispiel

Makros in Microsoft Office installieren

Diese Anleitung hilft ihnen unsere Makros für ihre Office Anwendungen wie Word, Excel, Outlook usw. zu installieren. Wir stellen eine Vielzahl von unseren selbst entwickelten Makros für Excel und Outlook hier im Blog kostenlos zu Verfügung.

Anleitung:

  • Klicken Sie auf das Menü „Datei“
  • Klicken Sie auf „Optionen“
  • Klicken Sie auf „Menüband anpassen“
  • Aktivieren Sie unter „Menüband anpassen“ und unter „Hauptregisterkarten“ das Kontrollkästchen „Entwicklertools“

Weiter Informationen finden Sie hier

In der Registerkarte „Entwicklertools“ auf Visual Basic drücken oder mit ALT+F11 öffnen.

Im Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ unter Datei auf Datei importieren… drücken (Strg+M). Dann die Bas-Datei suchen und öffnen.

Falls der Code sich nicht automatisch öffnet, müssen sie über Ansicht „Projekt Explorer“ (STRG-R) das Fenster öffnen und unter „Module“ Ihre importierte Bas-Datei mit einem Doppelklick aufrufen.

In Visual Basic auf den grünen Pfeil unter der Menüleiste klicken, um das Makro abzuspielen. Wenn sie das Projekt abspeichern, können sie beim nächsten Mal einfach über die Registerkarte „Entwicklertools“ unter Makros das Projekt starten und das Makro ausführen.

Ihr Outlook E-Mail-Eingang quillt über und Sie suchen nach Ihren Mails – hier gibt’s die Lösung!

 

Es wäre doch schön, wenn man seine E-Mails nicht manuell in einzelne Ordner einsortieren und abspeichern müsste. Denn seien wir ehrlich – wir sind trotzdem am Suchen!

Wäre es nicht noch einfacher, wenn alle eingegangenen E-Mails automatisch in einem einzigen Ordnersystem liegen würden?

Doooch, das gibt’s!

Für unsere Outlook-E-Mail-Archivierung haben wir ein Hilfs-Makro zum Aufräumen von Mail-Postfächern entwickelt.

Statt in den Eingang/Ausgang-Ordnern liegen die Mails nun einzeln im Dateisystem und sind so leichter handhabbar als PST Dateien.

Jetzt kann man über die Suchfunktion unterschiedliche Kriterien wie Absender, Anhänge und Mail-Inhalte finden, aussortieren, weiterleiten oder auf mobile Datenträger abspeichern.

 

Das ist super praktisch, wenn man einen bestimmten Anhang sucht, aber nicht mehr weiß, wer den Anhang geschickt hat.

 

Installieren Sie sich unser freies und kostenloses Outlook-Makro nach der untenstehenden Anleitung, und lassen Sie uns wissen, ob sich Ihre Arbeit mit Outlook vereinfacht hat.

Passen Sie das Makro an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie z.B. Namens- und Ordnerschemata im Makro-Code so ändern, dass Sie die E-Mails besser wiederfinden können.

Wir freuen uns wie immer über ein Feedback.

 

Ihr Schäfer Informatik Team.

 

Anleitung zur der Outlook Erweiterung EMailArchiver:

Weitere informationen zu Installation finden sie hier:

Wenn ihnen der Speicherort C:\Mails\(Jahr)\(Monat)\(Tag) recht ist, dann gehen sie zum Punkt 3. Wenn nicht, zeigen wir Ihnen hier, wie man den Pfad anpassen kann:

In der Suchleiste oben rechts „ArchiveEMail“ klicken oder bis dorthin runter scrollen.

Hinter „FileDir =“ den gewünschten Datei-Pfad eingeben.

Wie bei Windows üblich, werden Unterordner durch einen Backslash („\“) abgetrennt. Im vorliegenden Fall wollten wir für jeden Tag einen eigenen Unterordner erzeugen, der in dem zugehörigen Monatsordner liegt, der wiederum in einem Jahresordner liegt.

Mit Format(SentOn, „X“) und den entsprechenden Backslashes kann man aber auch ganz eigene Unterordnerstrukturen erzeugen (z.B. Jahr (X=Y), Monat (X=M) oder Tag (X=d)). Alle Bestandteile des Dateipfades werden über den „&“-Operator zu einem gesamten Pfad zusammengefügt. Dieser bildet die komplette Ordnerstruktur ab.

Durch eine Aufzählung der Buchstaben (YYYY oder MM) kann das Datum genauer spezifiziert werden.

Am Ende das Projekt abspeichern, da sonst die Änderungen nicht übernommen werden.

Standardmäßig werden die MSG-Dateien, die Ihre E-Mails enthalten, mit folgendem Namensschema gespeichert: <Zeitstempel mit Sekunden> gefolgt von dem Namen des Absenders. Diese Darstellungsform hat den Vorteil, dass Duplikate de facto ausgeschlossen sind, weil man in einer Sekunde von einem Absender i.d.R. keine 2 Mails erhält. Das Namensschema lässt sich an dieser Stelle aber auch ändern. Dann müssen Sie aber bei Duplikaten selber aufpassen (z.B. durch Anhängen einer hochgezählten Zahl pro Ordner)

Wenn Sie hier nichts ändern möchten,  gehen siehe zu Punkt 4.

Um den Dateinamen der E-Mails zu ändern muss man hinter „FileName =“ den gewünschten Dateinamen eingeben.

Beim Ändern muss man beachten, dass die Dateinamen sich nicht überschneiden, da sonst E-Mail Dateien ersetzt werden können. Um dies zu verhindern kann man zum Beispiel mit „Format(SentOn, „YYYYMMdd(hhmmss)“)“ jede Email unterschiedlich benennen.

Nicht jeder Eintrag in einem Outlook-Ordner ist auch eine E-Mail. Deshalb werden bestimmte Einträge vom Makro herausgefiltert. Dies könnten Einträge von verpassten Skype Sprachanrufen usw. sein. um dies zu ändern muss man im Code unter „E-Mail“ die betroffenen Typen entfernen bzw. individuelle hinzufügen.

Am Ende das Projekt abspeichern, da sonst die Änderungen nicht übernommen werden.

Klicken Sie hier, falls Sie dazu eine Anleitung benötigen.

Anleitung Suchfunktion:

In der Windows-Suchleiste bzw. in den Einstellungen nach „Indizierungsoptionen“ suchen.

Klicken Sie in den Indizierungsoptionen auf „Ändern“, um den Ordner, in dem Ihre E-Mails gespeichert werden, zu den Indizierungspfaden hinzuzufügen.

Wieder in den Indizierungsoptionen drücken sie auf Erweitert. Unter dem Reiter Dateitypen stellen sie sicher, dass das Kontrollkästchen für „.msg“ Datei aktiviert ist und dem Office Outlook MSG IFilter zugeordnet ist. Zudem ist es wichtig, dass der Punkt „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“ angekreuzt ist.

Nun können sie in dem E-Mail Ordner in der Suchzeile des Explorers nach E-Mail Inhalten suchen. Dazu gehören auch die Inhalte der angehängten Dateien, wie zum Beispiel die Texte von Word Dokumenten.

Um spezifisch nach Betreffzeilen zu suchen, benutzt man „Subject:“ vor dem Suchbegriff.

Um nach dem Absender der E-Mails zu suchen verwendet man „From:“ vor dem Namen des Absenders

Um nach dem Empfänger der E-Mails zu suchen (wichtig bei gesendeten E-Mails) verwendet man „To:“ vor dem Namen des Empfängers.

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EMailArchiver.bas